Zásady ochrany osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Kdo údaje zpracovává

PDR QCS s.r.o., IČO 04913469, Křižovnická 86/6, 110 00 Praha 1 – Staré Město, je správcem údajů potřebných pro svůj vztah se zákazníkem a uživateli UNI-PAD. Kontakt: info@uni-pad.com.

Údaje o zákaznících, zaměstnancích a zakázkách jednotlivých firem zpracováváme pro tyto firmy podle jejich pokynů. V tomto vztahu je správcem příslušná firma a UNI-PAD jejím zpracovatelem podle DPA níže.

Údaje a jejich použití

Zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, údaje firemního účtu a jeho uživatelů, fakturační údaje, korespondenci s podporou a nezbytné technické záznamy o používání a zabezpečení. Získáváme je od vás, od vaší firmy a při používání služby.

Bez nezbytných údajů nelze účet zřídit, poskytovat službu nebo vystavit povinné doklady. Odmítnutí marketingu používání služby neomezuje. Souhlas lze odvolat na info@uni-pad.com; předchozí zákonné zpracování tím není dotčeno. Seznámení s těmito zásadami není souhlasem se zpracováním potřebným pro smlouvu. Toto rozlišení vychází z výkladu ÚOOÚ k souhlasům.

Příjemci a uchování

Předložená smlouva hostingu uvádí WEDOS a.s., IČO 28115694, Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou. Hosting zajišťuje ukládání služby. Anthropic zajišťuje OCR: při jeho použití obdrží celý vybraný obrázek nebo PDF techničáku či přijaté faktury, včetně osobních údajů obsažených v dokumentu. Odeslání se týká vybraného dokumentu; nezahrnuje automaticky ostatní data firmy. Provozovatel používá vlastní firemní účet Anthropic.

Pro OCR přes Anthropic API je podle obchodních podmínek pro zákazníky v Evropském hospodářském prostoru smluvní stranou Anthropic Ireland, Limited. Zpracování se řídí zpracovatelským dodatkem Anthropic, který zahrnuje standardní smluvní doložky pro příslušné přenosy. Nejde o službu omezenou pouze na zpracování v EU/EHP. Informace o použitých zárukách a jejich kopii lze získat na info@uni-pad.com.

Standardní pravidla API stanovují odstranění vstupů a výstupů do 30 dnů, s výjimkami pro některé funkce, bezpečnostní a zákonné povinnosti nebo individuální smluvní režim. Neslibujeme nulové uchování u OCR. Tato retence je odlišná od vlastních záloh UNI-PAD na Synology.

Při načítání vzhledu stránek se prohlížeč připojuje také k externím službám pro písma a knihovny (Google Fonts, cdnjs a jsDelivr); tyto služby mohou obdržet technické údaje požadavku včetně IP adresy. Pro e-maily používáme systémovou poštovní službu; zákaznické firmy mohou pro své zprávy nastavit vlastní SMTP. Systémová pošta využívá hosting WEDOS; poskytovatele vlastní pošty si zákaznická firma volí ve své konfiguraci. Písma dodává Google Fonts, veřejné knihovny se načítají také z cdnjs a jsDelivr. Těmto službám se při načtení odesílá síťový požadavek, nikoli automaticky celá zákaznická databáze.

Při vyhledání firmy se její IČO zasílá do veřejného registru ARES. Při vyhledání vozidla se zadaný VIN nebo číslo dokladu zasílá do služby Data o vozidlech. Tyto přenosy slouží k načtení údajů z registrů. Po povolení push oznámení se doručování účastní také push služba zvoleného prohlížeče; pracuje s identifikátorem odběru a údaji potřebnými k doručení. Vypnutí odběru zabrání dalšímu používání daného odběru aplikací. Konkrétní služba závisí na prohlížeči a zařízení.

Podmínky externích služeb jsou dostupné u Google, Cloudflare/cdnjs a jsDelivr. Tyto odkazy nenahrazují naše povinnosti vůči zákazníkovi ani smlouvu s našimi zpracovateli.

Cookies a nastavení prohlížeče

Přihlášení používá relační cookie. Po změně jazyka si volbu pamatujeme 365 dní; při zvolení zapamatování přihlašovacího e-mailu 30 dní. Volba světlého nebo tmavého vzhledu zůstává v místním úložišti prohlížeče do změny nebo odstranění. Vymazání těchto nastavení může vyžadovat nové přihlášení nebo opakování příslušné volby.

Partnerský kód lze předat registračním odkazem. Starší registrační cesta používá také cookie uni_ref s dobou 90 dní. Nová registrační cesta tuto cookie nevytváří, ale může přečíst dříve uložený kód. Kód určuje přiřazení partnerské nabídky; nejde o marketingový souhlas.

Doby uchování

Údaje účtu používáme po dobu smluvního vztahu a navazujícího vypořádání. Po jeho skončení uchováme jen nezbytné údaje pro zákonné povinnosti a ochranu práv po dobu odpovídajících zákonných a promlčecích lhůt. Marketingové použití končí odvoláním souhlasu; nezbytný doklad o souhlasu a odvolání může zůstat pro doložení zákonnosti. Svěřená firemní data se vracejí a mažou podle DPA. Po skončení trialu bez navazujícího placeného období i po neobnoveném placeném předplatném platí 90 dní režimu pouze pro čtení, po ukončení smlouvy dalších 30 dní na předání a výmaz svěřených dat. Vlastní oddělené havarijní zálohy mají maximální stáří 30 dní; po provozním výmazu mohou obsahovat odstraněné údaje nejvýše dalších 30 dní, s omezením použití a opakováním výmazů při obnově podle DPA. Tím nejsou určeny lhůty samostatných zákonných účetních dokladů ani uchování u poskytovatele OCR. Hostingové zálohy mají podle smlouvy poskytovatele samostatné maximum 180 dní od vytvoření příslušné zálohy a periodický výmaz; podrobnosti upravuje DPA. Naše vlastní zálohy tím nejsou prodlouženy.

Technické záznamy slouží k zabezpečení a řešení chyb. Při určení jejich doby uchování posuzujeme, zda jsou ještě potřebné pro zjištění příčiny, vyřešení incidentu nebo doložení konkrétního nároku. Záznamy podpory uchováváme pro vyřízení požadavku a následné doložení jeho vyřešení; delší uchování omezujeme na nezbytný rozsah pro zákonnou povinnost nebo konkrétní spor. Doklady o uzavření smlouvy a přijetí jejího znění uchováváme po dobu vztahu a následně po dobu potřebnou k uplatnění nebo obraně souvisejících práv. Tyto účely neopravňují uchovávat bez omezení celé provozní údaje zákazníka.

Vaše práva

Za podmínek GDPR můžete požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku; proti přímému marketingu kdykoli. Napište na info@uni-pad.com. Můžeme přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Stížnost můžete podat Úřadu pro ochranu osobních údajů. OCR je pomůckou pro přepis a kontrolu člověkem; správnost výsledku před použitím ověřuje uživatel. Rozsah informační povinnosti určuje GDPR, čl. 13–14.

Účinnost od 1. října 2026.